Nouvelle organisation du travail
Déménagement
Implantation d’un nouveau procédé de fabrication
Implantation d’un nouvel outil
Fusion…
… sont autant de changements auxquels les entreprises peuvent être confrontées.
Les changements font partie intégrante de la vie des entreprises. En effet, imposés ou choisis, les changements organisationnels permettent aux entreprises de s’adapter aux évolutions constantes de leur environnement. Parallèlement, ces changements sont souvent vécus comme des éléments anxiogènes, tant pour les collaborateurs impactés par le projet que par les managers et dirigeants qui doivent les mettre en œuvre sur le terrain. Résistances au changement, plaintes, sabotages… sont autant de manifestations redoutées par l’encadrement et les directions.
Accompagner les changements organisationnels constitue donc un enjeu majeur pour les entreprises. Il en va de la santé des collaborateurs et de la réussite du projet. Notre expérience nous montre qu’un tel accompagnement doit être mis en place le plus en amont possible afin de mesurer les impacts du changement sur le travail, sur la santé des collaborateurs et ainsi pouvoir adopter un management adapté.
Aussi, nous restons persuadés que comprendre le travail et anticiper les répercussions psychosociales sont de véritables atouts pour implanter un changement performant et durable.
Améliorer la productivité : des solutions évidentes ?
Contexte :
Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, satisfaire le client est un impératif. Dans cet établissement, l’un des critères de satisfaction repose sur l’envoi d’un courrier de qualité dans un délai imparti. La gestion du courrier (saisie, mise sous pli, classement) est réalisée par une équipe de secrétaires exclusivement dédiée à cette activité. A cet effet, elles travaillent dans un bureau partagé où sont également stockés les dossiers clients.
L’établissement est régulièrement confronté à un retard important et à une qualité des courriers pas toujours satisfaisante (fautes d’orthographe, de grammaire, de syntaxe, erreurs de frappe).
Dans ce contexte, le responsable a pour habitude de :
– Positionner un renfort ponctuel en personnel pour effectuer les tâches annexes non productives : mise sous pli et classement dans les dossiers clients afin que les secrétaires se consacrent exclusivement à la saisie,
– Se déplacer dans le service quotidiennement afin de suivre l’activité, prioriser et répartir les courriers entre les secrétaires.
Dans le cadre d’un projet de changement organisationnel, la direction nous sollicite pour améliorer l’efficience du service tout en améliorant les conditions de travail des professionnels.
Bilan :
Bien que louables, les solutions habituellement mises en œuvre par le responsable pour améliorer la productivité s’avèrent finalement contreproductives à long terme. En effet, il est apparu que les marges de manœuvre laissées aux secrétaires étaient essentielles à la qualité du travail réalisé et à leur santé. L’environnement de travail contribuait également à la baisse de performance.
Les solutions que nous avons proposées ont permis d’améliorer l’efficience du service tout en préservant la santé des professionnels. Une meilleure compréhension du travail réel constitue donc un point d’ancrage incontournable pour implanter des changements performants et durables.
